Статья была опубликована в журнале "Компьютер-Информ" №13-1997, №14-1997 и №15-1997.

В конце апреля сотрудники фирмы Ниеншанц провели презентацию новой версии своей корпоративной базы данных, предназначенной для управления бизнесом. Последняя версия информационной системы фирмы Ниеншанц носит название Ultima-S. Она построена в архитектуре клиент-сервер. Программы написаны на базе MS SQL и используют 32-битный режим. Система способна обеспечить работу до сотен пользователей как внутри фирмы, так и удаленных пользователей через Интернет. В настоящее время в информационной системе Ultima-S уже реализованы многие задачи, обеспечивающие бизнес-процессы: автоматизация работы бухгалтерии, складской учет, выписка счетов и платежи клиентов, ведение кассы, сделки, валюта и курсы, функционирование отдела кадров (нет расчета зарплаты, поскольку эта задача сильно варьирует в каждой фирме), документооборот по фирме (в том числе и функция электронной подписи), внутренняя почта, хранение и редактирование неструктурированной информации в виде документов Word, Excel, изображений и других файлов. Ниеншанц уже не первый год входит в число ведущих петербургских фирм, успешно работающих также и на российском рынке. Поэтому их вариант построения автоматизированной системы учета и контроля бизнеса представляет собой как раз тот случай, когда теория удачно подтверждается практикой. Предлагаем вниманию читателей изложение темы презентации. Дополнительную информацию по информационной системе Ultima-S можно получить в фирме Ниеншанц у Дмитрия Цуранова.

О.Андронова

"Компьютер-Информ" №13-1997

1. Бизнес и информация: проблемы.

К решению о необходимости внедрения информационных технологий приходит все большее число руководителей предприятий самых разных сфер бизнеса. Хотя внедрение системы обходится весьма дорого, сохранение существующего порядка, (а, как правило, ─ беспорядка) может обойтись еще дороже. Конкуренция не дает возможности остановиться и расслабиться. В то же время, только информационные системы как таковые и технические средства, применяемые для их внедрения, не являются достаточными для достижения конкурентного преимущества. Эффективность от их внедрения проявляется лишь при должном внимании к вопросам менеджмента и организационным аспектам бизнеса. Потребность в информационных технологиях многолика и проявляется в конкретных условиях. Существуют виды деятельности, где информация особенно важна. Это, например, банковская, биржевая деятельность. В таких организациях применение информационных технологий жизненно необходимо.

Организации различаются по эффекту, который ожидается от внедрения компьютерных информационных систем. В некоторых случаях грамотное внедрение специальных информационных систем может благоприятно повлиять на достижение конкурентного преимущества, например, за счет улучшения согласованности в работе с удаленными агентами или за счет увеличения скорости выполнения заказов. В других ситуациях компьютерная техника может облегчить выполнение рутинных операций и способствовать систематизации информации. В небольших организациях эффективной оказывается лишь автоматизация бухгалтерии.

Информация - важнейший стратегический ресурс бизнеса. Отсутствие необходимой информации порождает неопределенность. А в условиях неопределенности точность принимаемых решений ухудшается. В небольших коммерческих фирмах, где количество сотрудников невелико и бизнес ведется, как говорится, из "общего котла", для информационной поддержки бизнеса достаточно элементарной аккуратности. Компьютеры в таких случаях используются как любая другая офисная оргтехника наряду с ксероксом или печатной машинкой, да еще для ведения бухгалтерии. Однако с ростом бизнеса неизбежно появляются новые проблемы.

Выясняется, что компьютерная бухгалтерская программа, успешно выполняющая свою задачу, мало пригодна для оперативного анализа. Дело в том, что сведение баланса и подведение итогов производится не так часто, как это требуется в повседневной деятельности. "Пользоваться данными обычной бухгалтерской системы в режиме, нужном менеджеру, невозможно" [1, стр.13].

Бизнес на определенном этапе развития становится недостаточно управляемым. При недостатке необходимой информации в удобной форме вдруг обнаруживается избыток трудно сопоставимой информации, поступающей из разных подсистем. Оказывается, что для управления отдельными "бизнесами" фирмы недостает механизма оперативной оценки эффективности каждого из них. Кроме того, нередко отсутствует стратегическое планирование с эффективным контролем.

Иными словами, для успешного развития нужна комплексная система управления, объединяющая все аспекты менеджмента, а не одну бухгалтерию. И это не только технологические задачи. Это, во-первых, проблемы постановки регулярного менеджмента и во-вторых, проблемы выбора и порядка внедрения информационной системы.

2. Пути решения

Существует три основных варианта решения проблемы внедрения информационных систем. Первый путь - разработка системы собственными силами. Этим путем идут многие организации. Очень часто для автоматизации расчетов применяются процедуры, написанные средствами офисных программ (характерный пример - макросы для Excel). Однако при усложнении бизнеса, такие средства перестают удовлетворять, поскольку не предполагают управление данными, имеющими сложную структуру. Создание же полноценной системы требует не только расхода больших средств и времени. Необходимо еще централизованное грамотное стратегическое управление развитием проекта. А это по плечу крупным организациям. Развивающимся фирмам своими силами разработать систему, которая могла бы продолжительное время ее обслуживать, нелегко.

Второй путь - приобретение универсальной системы или пакета прикладных программ. Выбор систем такого рода ограничивается, в основном, бухгалтерскими программами. Причина заключается в том, что бухгалтерский учет имеет строгую и консервативную методологию. Несмотря на частые изменения законодательства, форм отчетных документов, принципы и структура данных остаются практически неизменными. Коммерческая же деятельность отличается большим разнообразием в разных фирмах. Сильно варьируется сама логика работы, причем это бывает связано не только с разными отраслями или родами деятельности. Бизнес, как и всякое творчество, отражает индивидуальность мастера (исполнителя, игрока). Поэтому, универсальных пакетов для комплексной автоматизации коммерческой деятельности, а не только бухгалтерии, немного. Как и бухгалтерские программы, они требуют настройки. Большая их часть "выросла" из бухгалтерских программ и является их развитием. Решение о приобретении универсальной системы позволяет относительно небольшими средствами решить многие проблемы, связанные с информационным обслуживанием бизнеса.

Третий путь заключается в делегировании функций и полномочий по внедрению информационных технологий внешним организациям (аутсорсинг). Этот современный подход пока редко применяется в российских условиях. При правильном выборе фирмы-исполнителя достигаются ощутимые преимущества:

экономия средств за счет применения решений, ядро которых прошло успешное внедрение в других фирмах. Цена таких систем ниже, чем у систем, разрабатываемых "с нуля";
профессионализм исполнения;
сервисная поддержка;
возможность развития системы в соответствии с усложнением бизнеса.

Имеются и потенциальные опасности:

потеря возможности развития системы;
опасность потери информации из-за незнания внутренней структуры данных;
зависимость сопровождения от благополучия фирмы-исполнителя.

Итак, по какому пути пойти ?

Вопрос о том, следует ли идти по пути разработки информационной системы собственными силами, непростой. Он связан не только с возможностями выделения для этого необходимых средств. Мы считаем, что решение применить покупную систему - проявление высокого уровня зрелости организации. Это можно расценить как проявление цивилизованного разделения труда. "Не лечите зубы сами!" - призывают рекламные агентства. И с этим можно согласиться. Профессионально сделанный продукт, предназначенный для продажи, имеет одно важное качество, которое отличает его от текущей версии программы, разрабатываемой внутри коллектива-пользователя. Это функциональная работоспособность. Что-то может не устраивать, но то, что в нем заложено и гарантировано разработчиком - работает.

Если же система разрабатывается своими программистами, возникает соблазн перестройки системы на ходу, не разобравшись в глубинных причинах возникшей потребности. Конечно, при наличии высокопрофессиональной группы программистов внутри фирмы и при хорошо организованной постановке задач, принципиально возможно разрешить проблему разделения ответственности заказчика и исполнителя. И такие примеры есть. Эта проблема, как и многие другие, возникающие при управлении информационными системами, связана с менеджментом, а не с технологией.

Привлечение сторонней организации для внедрения информационной системы дает определенные удобства. Одно из них заключается в необходимости сформулировать бизнес - правила, без которых невозможно заключить договор. В некоторых случаях, фирма, проводящая установку системы, предполагает, что требования должны уже быть сформулированы. Существуют поставщики, предлагающие комплексное решение. Они либо проводят реорганизацию бизнес - процессов самостоятельно, либо привлекают третью организацию, которая выступает в качестве консультанта или постановщика задачи. Стоит отметить, что самостоятельное решение задачи аппаратного обеспечения информационной системы тоже часто приводит к неприятностям, связанным с функционированием системы. Многих проблем можно избежать, заказывая систему у поставщика, работающего по принципу "все из одних рук".

Итак, допустим, руководитель осознал, что для внедрения информационной системы необходимо приобретение программного обеспечения. Какую программу выбрать? По каким критериям?

3. Выбор

Рассмотрим рынок существующих программ с точки зрения удовлетворения ими потребностей клиентов, как мы его себе представляем. С нашей точки зрения, система должна обладать следующими свойствами.

Сохранение инвестиций. Внедрение и эксплуатация системы всегда предусматривает расходы, выходящие за рамки стоимости "коробки" и договора. Это, во-первых, средства, необходимые на адаптацию системы в соответствии с изменяющимися условиями бизнеса. Во-вторых, это расходы, связанные с развитием новых технологий, которые могут возникать, например, в процессе интеграции системы с новыми программными продуктами и. т.д. Мы считаем, что можно говорить о возможности сохранения инвестиций в связи с внедрением информационной системы, если эти расходы будут минимальными. На это влияет, во-первых, выбор СУБД. Здесь речь идет не только о технических аспектах. Необходимо учитывать позиции разработчика на рынке, его техническую политику в отношении инноваций. Имеет значение и стоимость самой СУБД. Второй аспект - техническая реализация в разработке преимуществ, предоставляемых СУБД: объектно-ориентированный подход, модульная структура и т.д.

Надежность - во-первых, гарантированная сохранность и доступность данных при любых технических неполадках, во-вторых, обеспечение эффективной защиты данных от несанкционированного доступа.

Возможность роста - масштабируемость, расширяемость, модульность, разработка модулей на заказ.

Степень автоматизации различных видов деятельности - полнота автоматизации всех видов деятельности, а не только бухгалтерии.

Интуитивность интерфейса - возможность пользователя разобраться в интерфейсе без описания.

Возможности интеграции с электронным документооборотом - реализация функции документооборота в системе или возможность интеграции с внешней системой документооборота

Адаптированность к бизнесу клиента - степень согласования свойств системы с нуждами клиента при завершении расчетов с поставщиком. Доступность по цене.

Ряд программ, предлагаемых на рынке, имеет свою специфику. Особенностью комплекса программ, разработанных фирмой МонолитИнфо, например, является возможность многовалютного учета, многоязычность и ориентация на международные стандарты учета (GAAP и др.), что определяет ее популярность среди совместных и иностранных предприятий. Заметно выделяется среди прочих предложений система "ЛокОффис" тем, что позволяет обеспечивать работу удаленных филиалов. Однако эта система реализована на СУБД Raima Data Manager, не являющейся реляционной, не поддерживающей распределение данных и тиражирование транзакций. Эти и другие свойства СУБД Raima не позволяют реализовать на ее основе надежную систему управления динамично развивающейся средней или крупной фирмой. Однако для предприятий, не предусматривающих значительного роста и усложнения бизнеса, она представляет определенный интерес.

Большое распространение получили программы фирмы 1С, поэтому они заслуживают отдельного внимания. Они сочетают в себе доступную цену и неплохие характеристики. Внедрение программ этого семейства начинается, как правило, с программы "1С: Бухгалтерия". Для автоматизации склада, торговли существуют соответствующие программы. Однако они не являются готовыми продуктами, которые могли бы успешно работать без настройки, которую весьма нелегко выполнить собственными силами. Набор начальных базовых процедур, как правило, не удовлетворяет потребностям конкретного бизнеса. Для настройки и сопровождения системы "1С: Торговля" предполагается привлечение региональных представителей разработчика. По мнению Б.Нуралиева, - "... внедрение "1С: Бухгалтерии" и "1С: Торговли" зачастую уже обходится заказчикам по $50 в час - но это платежи фирмы- заказчика фирме-внедренцу (нашему франчайзи), а не зарплата исполнителя! Но иногда дешевле заплатить и такую сумму, чем разбираться в проблеме своими силами. Отдельные бухгалтеры разбираются в ПО сами. Реально, где-то за неделю.

Для комплексной автоматизации небольшого предприятия уже нужны консультации специалистов по объему трудозатрат около одного человеко-месяца. Конечно, не по $50 в час, но где-то далеко за $2000 эта услуга потянет...[2, стр.56]. До определенного уровня сложности бизнеса, программы этой серии позволяют работать успешно. Однако, когда возникает необходимость проводить сложный анализ результатов на разных уровнях и по различным показателям, приходится обращаться к электронным таблицам Excel. Комплексного решения не получается. Для комплексного решения проблем автоматизации коммерческой деятельности, организации комплексного учета и анализа, в крупных корпорациях с успехом применяется система SAP R/3. В связи с этим следует отметить два момента. Во-первых, этот "могучий" продукт внедряется многие месяцы. Фирма-разработчик пока не делегировала кому-либо из отечественных фирм полномочий по внедрению системы. Во-вторых, стоимость системы настолько высока, что не соответствует возможностям средних и большинства крупных организаций. Стоит отметить, что компания SAP предоставляет большой спектр консалтинговых услуг международного уровня, не имеющий аналогов в отечественной практике. В части реинжиниринга отечественные компании пока не в состоянии конкурировать с фирмами такого класса.

Среди предлагаемых программных продуктов, обладающих средней доступностью по цене - Ajis, Галактика, Экипаж. Их поставщики или представители обеспечивают комплексное решение "все из одних рук". Набор потребительских качеств каждого из этих продуктов, различен. Продукты этой группы предназначены для торговых или торгово-промышленных предприятий среднего масштаба, для которых стандартные бухгалтерские программы уже "слабоваты", а системы класса SAP R/3 еще слишком дороги.

Для удовлетворения потребностей этого сектора, в первую очередь, создана информационная система Ultima-S. По ряду показателей система Ultima-S лидирует в этой группе.

Продолжение - в следующем номере

"Компьютер-Информ" №14-1997, продолжение

4. История, свойства и преимущества системы Ultima-S.

Что же собой представляет система Ultima-S? Каковы ее возможности? Действительно ли она может в полной мере удовлетворить потребности в автоматизации коммерческой деятельности предприятия? Чем это гарантируется?

История

Ultima-S появилась не на пустом месте. Преимущества современной идеологии системы в полной мере реализованы благодаря многолетнему опыту разработчиков, приобретенному в процессе информационного сопровождения бизнеса фирмы, прошедшей путь от команды энтузиастов до крупной компании.

История развития информационной системы компании Ниеншанц может быть разделена на несколько этапов.

1992- декабрь 1993. Разработана и использовалась первая небольшая программа на Clipper.

Январь 1993 - декабрь 1994. В эксплуатации первая версия автоматизированной системы фирмы Seller v1.0. Работала с СУБД Btrieve под DOS. Январь 1995 - ноябрь 1995. Применялась новая программа автоматизации фирмы Seller v2.0, построенная на новой технологии. Она сильно изменилась идеологически, чтобы удовлетворить растущие потребности по учету информации. Работала под DOS с Btrieve.

Декабрь 1995 - май 1996. Совместно с версией для DOS стала использоваться полностью совместимая с ней 16-разрядная версия для Windows 3.11/95.

В мае 1996 года был одновременно осуществлен переход на 32-разрядную версию для Windows 95/NT, работающую с СУБД Microsoft SQL server. Эта версия используется до сих пор. В ней сейчас работает вся фирма, до 60-70 человек одновременно.

Начиная с весны 1996 г. началась разработка новой версии системы Ultima-Seller, сокращенно Ultima-S, которая имела рабочее название Seller 3.0.

Апрель 1997 г. Разработано, испытано и подготовлено к коммерческому внедрению ядро и 9 модулей системы Ultima-S, позволяющие обеспечивать полноценную автоматизацию коммерческой деятельности.

О разработке

Модульная архитектура системы Ultima-S позволила применить эффективный способ разработки, повышающий качество кода. Он заключается в том, что разработка и тестирование модулей производится разными людьми. Это повышает эффективность и объективность тестирования. Налаженная процедура документирования позволяет привлекать новых разработчиков, что гарантирует поддержание внедренных систем.

Объектно-ориентированный подход, предусматривающий повторное использование ранее разработанных бизнес-объектов и процедур, повышает эффективность и качество разработки.

Имеются собственные средства разработки приложений, которые, во-первых, позволяют дополнять систему новыми модулями как универсальными, так и заказными, во-вторых, могут быть проданы дилеру, франчайзеру или пользователю. Последний аспект выгодно отличает систему Ultima-S как универсальное, настраиваемое средство от систем, разрабатываемых под заказ с нуля.

Для того, чтобы техническим специалистам в области информационных технологий и искушенным пользователям было понятно, каким образом реализована система, ниже приводится описание некоторых технологических аспектов.

Система Ultima-S строится на современных средствах и технологиях, которые позволяют создать надежный и сопровождаемый программный продукт.

Система Ultima-S в качестве СУБД использует Microsoft SQL server 6.5, и использует все возможности, предоставляемые этой СУБД. Система обладает свойствами, которые недостижимы при использовании СУБД типа Clarion, FoxPro и даже Btrieve, а именно:

отсутствие ограничения по объему данных;
эффективная работа при большом числе пользователей;
сохранность данных при сбоях в работе рабочих станций и сервера;
целостность по транзакциям и ссылкам;
восстановление при физической порче сервера на любой момент времени;
возможность использования репликаций для хранения базы на многих серверах;
защита информации, предоставляемая SQL server;
работа с СУБД по различным протоколам и пр.;

Мы убеждены, что применение в качестве СУБД Microsoft SQL server является правильным решением, обеспечивающим сохранение инвестиций для пользователей системы Ultima-S.

На рабочем месте пользователя работает 32-разрядная программа под Windows, а это значит, что она работает быстрее, надежнее, и не нарушает работоспособность других задач.

Система строится по принципу умный сервер/глупый клиент. Это означает, что вся обработка информации и принятие решений осуществляется на сервере, а на компьютере пользователя происходит только ее ввод и отображение. Это решает следующие проблемы:

обмен по сети сведен к минимуму, что позволяет эффективно использовать удаленный доступ к системе через Internet;
принципиально исключена возможность порчи данных даже при использовании старых и фактически несовместимых версий программы;
неправильный запрос с клиентского компьютера, который теоретически может возникнуть вследствие какого-либо сбоя, не в силах привести к рассогласованию данных.

Для функционирования клиентской части нужен компьютер с Windows NT или Windows 95, с памятью 8MБ или больше, локальная сеть и сервер Windows NT server с SQL server 6.

Архитектура и внешний вид

Система Ultima-S объектно-ориентирована. Все объекты в базе являются представителями классов. Всякий класс является производным другого, кроме класса Документ. Он является базовым. Производный класс обязательно наследует свойства базового.

Например, при разработке класса Накладная абсолютно не надо думать о том, что накладные могут участвовать в балансе и пр. - так как они базируются на классе Платежный документ, в котором это свойство уже заложено.

Интерфейс системы напоминает Explorer. На экране имеются окна с папками (каталогами), каждый тип документа в таком окне имеет свою иконку. Такой интерфейс обеспечивает удобную работу на уровне интуиции.

Папки делятся на два вида. Одни папки, списковые, ведут себя подобно каталогам в Explorer или Exchange. В них можно перетаскивать документы, убирать документы из них. Например, счета, с которыми идет работа, можно располагать по смыслу в папки с именами Не забыть, Позвонить, Сделано и т.п.

Папки второго типа - фильтрующие. При нажатии на них раскрываются документы, подходящие по определенному признаку. Например, может быть папка Неоплаченные счета. Понятно, из такой папки перетаскиванием нельзя ничего изъять и положить туда тоже ничего нельзя.

В системе реализована древовидная организация хранения всех объектов. Этим решаются многие проблемы. Например, вместо ввода нового поля Отдел в записи о сотруднике, можно завести папки на каждый отдел.

Все изменения всех документов системы протоколируются. Протоколирование изменений является свойством базового класса Документ, а так как все в базе является производным от документа, то для всех документов ведется протокол изменений.

В системе реализованы свойства, которые позволяют ей не быть пассивным обобществленным хранилищем документов. Движение документов между исполнителями может быть организовано согласно их должностным обязанностям. При этом почта посылается с учетом загруженности сотрудников и приоритетов заданий.

В базе могут храниться файлы, то есть документы типа Word, Excel и другие. Их можно смотреть с помощью этих программ, отсылать по почте и т.п. База может быть связанной с Exchange для посылки почты вне фирмы через Internet.

Система Ultima-S имеет гибкую систему привилегий, ориентированную на систему групп пользователей и ролей.

Должность объект, включающий в себя как набор привилегий и ролей, так и список сотрудников и групп. Таким образом, после распределения ролей и групп по сотрудникам и привилегиям, должность задает отношение сотрудников и привилегий.

В системе реализован механизм ключей, обеспечивающий защиту конкретных документов ключом с паролем. Такой ключ может защитить документ от модификации или даже от просмотра.

В завершении главы коротко отметим качество системы, которое может заинтересовать менеджеров. В системе предусмотрена возможность эффективного управленческого учета, чрезвычайно удобная для руководителей среднего и высшего звена.

Соответствующий модуль, находящийся в стадии завершения разработки, обеспечивает динамический анализ затрат. Его наличие позволит:

оперативно производить расчет зачетной цены товара с использованием разных способов отнесения затрат на себестоимость;
оценивать эффективность инвестиций в каналы сбыта;
проводить гибкую политику в отношении дилеров, проводя динамический анализ финансовых результатов работы с каждым клиентом.

5. Что сделано и куда мы движемся

Система состоит из модулей, которые могут приобретаться независимо. Конечно, многие модули зависят друг от друга. Например, нельзя установить модуль Склады, если не установлен модуль Товары.

Самым важным модулем, без которого существование системы невозможно, является ядро. Ядро само по себе сразу содержит ряд необходимых функций, среди которых иерархический доступ к информации (документы и папки), протоколирование всех изменений, ссылки на документы и копии документов, пользователи, сотрудники и регистрация, разграничение доступа (привилегии, группы и роли), разграничение доступа на документ по ключу и внутрифирменная почта.

Разработанные модули позволяют сопровождать в коммерческой фирме циклы закупки, хранения и продажи товара. Эти модули также обеспечивают получение отчетов для быстрого анализа ситуации и получения прогнозов.

Дальнейшее развитие системы осуществляется в сторону расширения перечня деловых процессов, которые могут сопровождаться системой. Первым в этом ряду стоит модуль Производство. В дальнейшем будут подготовлены следующие модули.

Работа с филиалами.
Отчетность в формате GAAP.
Расчет коммерческой себестоимости.
Детализированный финансовый анализ.
Новые технологии обслуживания клиентов (Point of Sale, работа с бар-кодами во всех бизнес-процессах).
Дополнительный сервис (интеграция с Internet, Exchange).

6. Описание модулей

Учет сотрудников для отдела кадров

Модуль осуществляет учет информации о работниках организации, которая обычно ведется отделом кадров. Этим самым обеспечивается хранение актуальной информации о сотрудниках в общей базе, что сокращает время, которое требуется работнику ОК, чтобы фиксировать события, связанные с персоналом или со структурой организации, и позволяет вести учет деятельности как по конкретному сотруднику, так и по подразделению вцелом. Модуль обеспечивает:

хранение детальной информации о работнике;
группировка сотрудников по отделам, должностям и иным признакам, которые можно вводить на ходу;
отчеты, в том числе о текучести кадров;
конструктор для фильтров

Ведение списка товаров и услуг

Модуль осуществляет ведение перечня товаров и услуг, организованных в виде дерева. Ускоряет, облегчает и сокращает количество ошибок в работе товароведов, кладовщиков, менеджеров и иных служб, имеющих дело с товарами.

Вложенность дерева никак не ограничивается. Более того, можно организовать несколько альтернативных деревьев. В одном, например, товары рассортированы по смысловым группам Процессоры, Корпуса, а в другом те же товары по степени новизны с целью издания прайс листа: новые, старые, писк моды. Модуль обеспечивает:

присваивание товарам и услугам артикулов - номеров;
хранение весовых и габаритных характеристик товара;
хранение бухгалтерских классификаторов.

Отчеты и конструктор фильтров

Возможность расширения товара произвольной информацией, отражающей специфику фирмы (срок годности, количество в упаковке и пр.) без привлечения разработчиков.

Прайс- лист

Этот сервисный модуль используется службой продаж для оформления счетов фактур (цены используются автоматически из прайс листа) и позволяет иметь в организации несколько различным образом организованных прайс-листов для различных товарных групп и каналов сбыта. Также позволяет осуществлять анализ изменения цен. Модуль обеспечивает: ведение для товаров и услуг одной или нескольких цен, которые могут изменяться менеджерами и называются базовыми;

ведение для товаров и услуг произвольного количества цен, вычисляемых из базовых по формулам любой сложности (то есть с условиями, округлениями и пр.);
возможность задания формул без привлечения разработчиков;
издание прайс листа в соответсвии с одной из древовидных структур (можно издать и любую часть прайс листа);
выделение в издании новых товаров, повысившихся и понизившихся цен; хранение полного архива изданий (цен);
отчеты и конструктор фильтров.

Складской модуль

Целью этого модуля является сокращение времени обслуживания клиентов и сокращение числа ошибок в учете и хранении товара. Следствием чего является ускорение всех процессов обработки грузов и работы с товаром, а наличие механизма материальной ответственности минимизирует убыток от потери товара. Модуль обеспечивает сопровождение работы произвольного количества складов. Склады могут образовывать дерево. Между складами выполняются операции со складом - проводки. Операции могут быть сразу проведены или вначале подготовлены, а выполнены потом (и, например, другим лицом).

Модуль "склады" позволяет всегда ответить на такие вопросы:

Какие товары сейчас на данном складе и в каком количестве ?
То же самое на любой день в прошлом. Сколько пришло товара и сколько ушло за произвольный промежуток времени с определенного склада. На каких складах и в каком количестве присутствует сейчас данный товар ?
Какие операции выполнялись с данным товаром за произвольный промежуток времени ?

Модуль позволяет запрещать определенные пути перемещения товара между складами, или, напротив, указывать единственно возможные. Такие ограничения могут быть связаны с ответственными кладовщиками (механизм материальной ответственности).

Модуль позволяет подготовить и заполнить инвентаризационную ведомость и откорректировать количество товара на складе на основе обнаруженных расхождений. Товары, находящиеся на складе, могут быть закреплены за фамилией ответственного.

Валюты и курсы

Данный модуль позволяет вести мультивалютный учет по произвольному количеству валют. Обеспечение мультивалютности позволяет более точно и быстро оценивать взаимные обязательства фирм. Из одной валюты в другую могут быть заданы курсы, причем курсов может быть несколько (например, USDаSUR курс ММВБ и Центробанка). Разные модули могут пользоваться соответственно разными курсами.

Модуль хранит всю историю изменения курса и предоставляет калькулятор для пересчета сумм.

(Продолжение следует)

"Компьютер-Информ" №15-1997, окончание

Клиенты, банки, кассы и РКЦ

Организация эффективного учета клиентов позволяет сократить время их обслуживания и сократить ошибки неверной идентификации, что чревато денежными потерями. Модуль хранит список клиентов. Их, как и другие объекты, тоже можно организовать в дерево и расширить любыми дополнительными признаками к хранящимся учетным (типа адреса, ИНН, бух. классификаторов, телефонов и пр.). Для каждого клиента хранится список его банков и рассчетных кассовых центров.

Когда клиентов много, возникает проблема с их идентификацией. Например, клиент внесен в реестр, как АОЗТ "Цветок". При очередном контакте представитель этой организации называет ее как ЦВЕТОК ЗАО. Такую фирму могут внести еще раз!

Для ликвидации этой проблемы модуль при внесении нового клиента помогает оператору распознать дубликат.

Блокирует ввод клиента, если указан ИНН, и такой ИНН уже есть в базе.
Отчет "похожие клиенты" ищет похожих клиентов по неформальным признакам.
Осуществляется коррекция смеси языков, невидимой глазу (например, в слове АОЗТ первая буква A - латинская. Вы это никогда не найдете !).
Изымаются кавычки.
Заменяются старые суффиксы (АОЗТ на ЗАО и др.).
Суффикс переносится в конец (так легче по алфавиту искать фирмы ).

Разумеется, от всех указанных преобразований Вы можете отказаться.

Модуль платежные документы

Важность этого модуля огромна - это учет денег, материальных средств и обязательств. Надежность, защита от несанкционированного доступа и контроль изменений составляют суть того, что является необходимым условием успешного развития фирмы.

Платежные документы следует понимать в широком смысле: это товарные документы (товарные накладные и акты за услуги), это денежные документы (платежные поручения и кассовые ордера). Документы указанных типов могут быть приходными и расходными. Документы отображаются на экране в виде, похожем на бумажный. Помимо хранения документов, модуль позволяет:

на основании платежных документов вести кассовые книги всех различных РКЦ, печатать их, производить обоснование сумм (аналогично ведутся и банки);
вести мультивалютные коммерческие балансы клиентов;
задавать идеологию нумерации документов с возможностью коррекции человеком или без таковой;
создавать всевозможные отчеты и искать документы по всевозможным критериям.

Все документы имеют три статуса: заявка, подготовлена и выполнено. В базу заносятся не только документы, которые свершились, но и предполагаемые документы с предполагаемыми датами в будущем.

Например, заключенная сделка сразу же порождает два документа: накладную в статусе заявка и платежное поручение (мы предполагаем, что товар оплатят и мы его отгрузим). Это нужно для прогнозов по товарам и по деньгам, так как балансы и кассовые книги имеют по три "измерения" на три статуса документов.

Можем ли мы через неделю заплатить 18 млн.? Надо внести платежку в статусе заявка и посмотреть, не "уйдет" ли банк (соотв. статусу ⌠заявка■) в минус.

Модуль сделки

Этот модуль помогает службе продаж минимизировать время, проходящее между моментом, когда клиент сделал заказ, и моментом, когда он получил заказанные вещи.

Осуществляет ввод и коррекцию сделок покупки и продажи. С помощью этого модуля фиксируются факты оплаты, то есть осуществляется привязка денежных документов и товарных документов к счету-фактуре (сделке).

Для сделки ведется мультивалютный баланс. Сделка может быть гибко изменена простым перемещением документа от одной сделки к другой.

При вводе сделки при указании ценовой колонки прайс-листа автоматически проставляются цены, что упрощает выписку счета.

Модуль документооборот

Правильно настроенная система движения документов - это не только скорость обработки документов, но и гарантия того, что о документе не забыли, а это чревато огромными потерями.

Осуществляет три уровня движения документов.

Пересылка документа, ссылки на него или копии в папку, которая служит почтовым ящиком адресата. Адресат указывается явно (выбирается из списка сотрудников). Возможно также послать информацию письмом, в котором можно написать произвольный текст и приложить к нему один или несколько документов. Пересылка документа лицу, выполняющему конкретную должностную обязанность. Система должна знать, кто сегодня выполняет операцию "отгрузка". Исполнители могут меняться, болеть и уходить в отпуск, а могут работать в параллель. При такой посылке указывается название должностной обязанности, а не конкретный адресат.

Если пути следования документов устоялись, то можно переложить на систему еще больше. Ведь известно, какие документы, какими маршрутами следуют. Эту структуру надо вложить в систему (сделать это очень просто). Теперь исполнитель сможет сказать "послать документ ДАЛЕЕ по маршруту", а система сама разберется, куда его следует пересылать.

7. Перспективы использования

Каждый руководитель хочет, чтобы однажды выбрав программное средство, сопровождающее его бизнес, ему не пришлось бы через год снова возвращаться к решению этого вопроса. Желательно избежать неоправданного расходования сил и средств на перенос данных из одной системы в другую и решения не менее болезненных вопросов обучения работе с новой программой своих сотрудников, переориентации на новое средство группы сопровождения.

Каким же образом производится внедрение системы Ultima-S? Не станет ли предприятие, приобретающее нашу систему, заложником нашего успеха?

Внедрение системы предусматривает не просто продажу "коробки". В любом случае, инсталляция системы будет производиться специалистами фирмы Ниеншанц. Впоследствии это смогут делать и наши дилеры или франчайзеры.

Работа по внедрению предусматривает составление задания на доработку системы под нужды конкретного предприятия совместно с заказчиком. Мы предполагаем, что в фирме, внедряющей систему, работа идет по определенным правилам. В лучшем случае, они зафиксированы в документах, но всегда выполняются. Хотя бы как "неписаные правила". Мы рассчитываем, что в фирме существует человек, знакомый с основными бизнес-правилами и движением информации. Ему предназначена роль системного администратора. Решимость организованно вести бизнес по правилам, готовность наладить регулярный менеджмент является ключевым моментом. Нет смысла автоматизировать беспорядок.

Итак, мы предполагаем аутсорсинг, но с определенной спецификой. Это комплексный подход, включающий в себя:

формирование задания на разработку специфических модулей и на адаптацию существующих,
обучение системного администратора,
инсталляцию и настройку системы на месте,
обучение персонала,
сопровождение.

Специфика заключается в том, что мы для клиента предполагаем возможность отказаться от наших услуг в дальнейшем. Это важно по двум причинам.

Во-первых, без такой возможности, клиент не был бы уверен в стабильности информационной поддержки своего бизнеса, поскольку она бы однозначно зависела от фирмы-разработчика системы.

Во-вторых, такая возможность может быть полезна фирмам, имеющим в своем штате квалифицированных программистов. Таким клиентам может оказаться выгодным дальнейшее сопровождение системы своими силами.

Таким образом, три потенциальные опасности аутсорсинга, перечисленные выше, сводятся на нет. В этом смысле продукт заключает в себе достоинства коробочного soft-а.

Для того, чтобы получить независимость, клиенту нужно приобрести спецификацию объектов и средства их разработки. В том случае, если клиент приобретает это для собственного использования, а не для продажи разрабатываемых модулей, наценка на такой комплект будет составлять, примерно, половину стоимости стандартной конфигурации.

В то же время мы убеждены, что пользователю нашей системы будет выгодно заключать с нами договор на сопровождение. Это будет гарантией высокого качества внедрения и использования системы.

Любой пользователь нашей системы сможет приобретать новые модули, которые будут создаваться в рамках развития системы. Например, в настоящее время планируется внедрение в систему WWW-технологий. В качестве клиента системы будет использоваться WWW-браузер.

Возможна также разработка модулей по заказу.

8. Заключение

Предлагаемые правила внедрения системы Ultima-S и ее свойства нацелены на удовлетворение потребностей самых разных пользователей.

В зависимости от размера организации, сложности бизнеса и от наличия и квалификации программистов в организации, внедряющей систему Ultima-S, возможно заключение договоров на разную сумму, предусматривающих разные правила взаимодействия. Причем система является открытой для наращивания и усовершенствования, что гарантирует покупателю защиту инвестиций.

Правильный выбор платформы и грамотная реализация современных подходов позволили разработчикам достичь высокой надежности системы, данные в которой всесторонне защищены.

Система Ultima-S предназначена дальновидным руководителям торговых и торгово-производственных предприятий, которые осознали необходимость постановки регулярного менеджмента и полны решимости добиваться конкурентного преимущества и развивать его с выгодным использованием современных технологий и цивилизованного системного подхода. Грамотное внедрение системы позволяет повысить управляемость предприятием и, в конечном итоге, его прибыльность за счет обеспечения информационной поддержки и дисциплинирующего и организующего воздействия системы на работу сотрудников и всей организации.

Литература.

Семь нот менеджмента. - М.:"Дедал Арт", 1996. - 176с.
PC Week RE. N 1(75) 14 января 1997 г.